Vad är en kontrollenhet?
En kontrollenhet är en certifierad hårdvaruenhet som ansluts till ett certifierat kassaregister. Kontrollenheten lagrar krypterade kopior av alla försäljningstransaktioner och skapar ett oföränderligt logg som Skatteverket kan granska vid kontroll. Kravet på kontrollenhet infördes i Sverige 2010 och bygger på kassalagen.
Hur fungerar en kontrollenhet?
När en försäljningstransaktion registreras i kassan skickas data automatiskt till kontrollenheten. Kontrollenheten skapar en signatur (ett unikt digitalt fingeravtryck) för varje transaktion och lagrar detta krypterat. Signaturen skrivs ut på kvittot, vilket gör att Skatteverket kan verifiera att kvittot är äkta och inte manipulerat. Det går inte att ta bort eller ändra transaktioner – allt lagras permanent.
Vilka krav ställer Skatteverket?
- Kassaregistret måste vara certifierat av ett ackrediterat certifieringsorgan.
- Kontrollenheten måste vara certifierad och uppfylla tekniska krav.
- Kassaregistret och kontrollenheten måste kommunicera korrekt.
- Z-rapport (daglig avslutningsrapport) måste kunna produceras och lagras.
- Kvitton måste innehålla kontrollenhetsregistreringens signatur.
Undantag från kravet på kontrollenhet
Det finns undantag: ambulerande försäljning (torghandel), försäljning i automat, verksamheter med enbart fakturering (B2B), taxitrafik (separat reglering) och försäljning utomhus vid tillfälliga arrangemang med mycket liten omsättning. Undantagen är snäva – om du är osäker, konsultera Skatteverkets riktlinjer eller en revisor.
Molnbaserad kontrollenhet
I takt med att kassasystem blivit mer molnbaserade har molnbaserade kontrollenheter vuxit fram. Dessa uppfyller samma lagkrav men lagrar data i molnet. För företag med flera kassaplatser kan det vara en praktisk lösning.
Vad händer vid Skatteverkets kontroll?
Vid kontroll kan inspektören verifiera certifiering, granska kontrollenhetsdata mot bokföring och kontrollera att z-rapporter sparas korrekt. Brister kan leda till kontrollavgift. Upprepade eller grova överträdelser kan leda till djupgående revision och i allvarliga fall straffrättsliga åtgärder.