Bakgrunden till kassaregisterlagen
Lagen om kassaregister (2007:592) trädde i kraft 2010. Syftet var att motverka skattefusk i kontantbranscher – framför allt restauranger, frisörer och detaljhandeln – genom att kräva att alla transaktioner registreras i ett manipulationssäkert system.
Lagen innebär i korthet att verksamheter som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kortbetalning måste använda ett certifierat kassaregister anslutet till en godkänd kontrollenhet.
Vem måste ha certifierat kassaregister?
Kravet gäller för de flesta verksamheter som yrkesmässigt säljer varor eller tjänster mot betalning i kontanter eller med kontokort. Det spelar ingen roll om verksamheten är stor eller liten – kravet gäller i princip alla.
Undantag gäller för:
- Verksamheter med en omsättning i kontanter och kontokort som understiger ett visst tröskelvärde (kontrollera aktuell gräns hos Skatteverket)
- Tillfälliga försäljningsplatser och marknader
- Ambulerande försäljning utan fast plats
- Verksamheter som uteslutande säljer mot faktura
Om du är osäker – fråga Skatteverket. Att felaktigt anta att du är undantagen och sedan bli kontrollerad kan bli kostsamt.
Vad är ett certifierat kassaregister?
Ett certifierat kassaregister är ett kassaregister som har godkänts av ett ackrediterat certifieringsorgan. I Sverige är det RISE Research Institutes of Sweden som utfärdar certifieringar.
Certifieringen kontrollerar att kassaregistret uppfyller Skatteverkets tekniska krav, bland annat att det:
- Kan kommunicera med en kontrollenhet
- Lagrar ett krypterat journalminne av alla transaktioner
- Kan producera korrekta kvitton och z-rapporter
- Inte kan manipuleras för att dölja transaktioner
Registrering hos Skatteverket
Varje kassaregister och kontrollenhet måste registreras hos Skatteverket innan det tas i bruk. Registreringen sker via Skatteverkets e-tjänst för kassaregister.
Du anger:
- Organisationsnummer och verksamhetens adress
- Kassaregistrets tillverkare, modell och serienummer
- Kontrollenhetens tillverkare, modell och serienummer
Registreringen är kostnadsfri. Om du byter kassaregister eller kontrollenhet måste du anmäla detta till Skatteverket. Detsamma gäller om du tar ur bruk ett kassaregister.
Z-rapporten – daglig obligatorisk avstämning
En z-rapport är en daglig summering av all försäljning som kassaregistret har registrerat. Z-rapporten tas ut i slutet av varje arbetsdag och nollställer kassaregistrets dagräkneverk.
Z-rapporten ska:
- Tas ut varje dag verksamheten har haft försäljning
- Sparas som underlag för bokföringen
- Bevaras i minst sju år
Moderna kassasystem sparar z-rapporter automatiskt i molnet. Kontrollera att ditt system gör detta och att du har tillgång till historik.
Skatteverkets kontrollbesök
Skatteverket har rätt att göra oanmälda kontrollbesök i verksamheter som ska ha kassaregister. Vid ett kontrollbesök kan inspektörerna:
- Kontrollera att kassaregistret är certifierat och registrerat
- Läsa av kontrollenheten och jämföra data med kassaregistret
- Granska att z-rapporter tas ut och bevaras
- Göra provköp för att kontrollera att kvitton utfärdas korrekt
Kontrollavgifter och påföljder
Om Skatteverket vid en kontroll hittar brister kan de besluta om kontrollavgift. Nivåerna är:
- 10 000 kr: Om du saknar kassaregister, har ett icke-certifierat register, eller har ett register som inte är registrerat hos Skatteverket
- 5 000 kr: Om kassaregistret eller kontrollenheten inte fungerar som det ska
- 2 000 kr: Om brister i registrering av kassaregister eller kontrollenhet
Avgifterna kan upprepas om bristen kvarstår. Allvarliga brister kan leda till ytterligare utredning.
Tips för att vara compliant
Att följa kassaregisterlagen kräver inga extraordinära åtgärder – det handlar om att ha rätt system och rätt rutiner:
- Köp kassaregister från en etablerad leverantör som erbjuder certifierade lösningar
- Registrera kassaregistret och kontrollenheten hos Skatteverket innan driftsstart
- Kontrollera regelbundet att kontrollenheten kommunicerar med kassaregistret
- Ta ut z-rapport varje dag och se till att den sparas
- Anmäl omedelbart om utrustning byts ut eller tas ur bruk
Läs mer om kontrollenheter och certifierade kassaregister.